Инструкция Документационное обеспечение управления, делопроизводство 

Скачать Инструкцию Документационное обеспечение управления, делопроизводство вы можете на нашем сайте.

Настоящая инструкция устанавливает на предприятиях и в организациях единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.

Инструкция определяет порядок:

- работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов;

- использования документов в работе;

- хранения и уничтожения документов.

Настоящая инструкция разработана с целью совершенствования документационного обеспечения управления и организации контроля исполнения документов. Формат инструкции и приложений WORD. Образцы документов в PDF. Разработана в соответствии с требованиями Системы менеджмента качества и применяется на многих предприятиях промышленности.  

Инструкция универсальна (обезличена) и требует адаптации применительно к вашей организации или предприятию. Здесь необходимо внести изменение названия предприятия ЗАО "Предприятие" или АО "П" на название вашей организации. Можно произвести вручную в тексте или при помощи сочетания клавиш ctrl+H. Также необходимо изменить названия подразделений  ( отделов, цехов, должностей) на подразделения из вашей действующей структуры организации. В местах где идут перекрёстные ссылки на Инструкции, стандарты или положения, проставить номера документов принятых в вашей организации или если их нет, оставить без изменений. В случае возникновении вопросов или необходимости технической поддержки вы всегда можете написать по указанному внизу адресу и наши специалисты в течении 3х рабочих дней свяжутся с вами.

СОДЕРЖАНИЕ

1 Назначение.................................................................................................................... 4

2 Область применения.................................................................................................. 4

3 Ответственность........................................................................................................... 4

4 Нормативные ссылки................................................................................................. 4

5 Сокращения.................................................................................................................. 5

6 Документы Общества.................................................................................................. 5

6.1 Основные организационно-распорядительные документы ………… 5

6.2 Рассылка документации……………………………………………….. 6

7 Документирование управленческой деятельности............................................ 6

7.1 Подготовка служебных документов........................................................................ 6

7.2 Бланк документа........................................................................................................... 18

7.3 Общие требования к оформлению документов.................................................. 18

8 Оформления отдельных видов документов .......................................... 18

8.1 Приказ............................................................................................................................. 18

8.2 Распоряжение.............................................................................................................. 20

8.3 Указание......................................................................................................................... 20

8.4 Положение..................................................................................................................... 20

8.5 Служебные письма...................................................................................................... 21

8.6 Служебные (докладные) записки ............................................................. 21

8.7 Акт.................................................................................................................................... 21

8.8 Протокол заседания.................................................................................................... 21

8.9 Телеграммы, факсограммы, телефонограммы.................................................... 22

9 Организация работы с документами......................................................... 22

9.1 Прием и первичная обработка поступающих документов............................... 22

9.1.1 Регистрация документов........................................................................................... 23

9.1.2 Подготовка и обработка почтовых отправлений................................. 24

9.2 Подсчет объема документооборота........................................................................ 24

9.3 Организация контроля исполнения....................................................... 24

9.3.1 Снятие поручения с контроля.................................................................................. 25

9.3.2 Обобщение данных по исполнению поручений, подготовка отчетности...... 25

9.3.3 Работа исполнителей с документами.................................................................... 26

9.4 Составление номенклатуры дел.............................................................................. 26

9.4.1 Формирование дел...................................................................................................... 26

9.4.2 Экспертиза ценности документов........................................................................... 27

9.4.3 Оформление дел.......................................................................................................... 27

9.4.4 Составление описей дел........................................................................................... 27

Оперативное хранение документовидел27

9.5..... Тираж документов........................................................................................................ 28

10 Порядок внесения изменений......................................................................... 28

11 Распределение.................................................................................................... 28

Приложение А (рекомендуемое) Перечень документов, подлежащих утверждению........................................................................................................... 29

Приложение Б (обязательное) Образец бланка приказа генерального директора 30

Приложение В (рекомендуемое) Образец приказа генерального

директора........................................................................................ 31

Приложение Е (рекомендуемое) Образец распоряжения структурного подразделения.............................................................................. 34

Приложение Ж (рекомендуемое) Образец титульного листа положения 35

Приложение И (обязательное) Образец бланка письма предприятия . 36

Приложение К (рекомендуемое) Образец письма предприятия................. 37

Приложение Н (рекомендуемое) Образец служебной записки подразделения 40

Приложение П (рекомендуемое) Образец акта подразделения.................. 41

Приложение Р (рекомендуемое) Образец протокола заседания................. 42

Приложение С (рекомендуемое) Образец оформления телеграммы … 43

Приложение Т (рекомендуемое) Образец бланка справки об объеме документооборота............................................................... 44

Приложение У (обязательное) Образец бланка регистрационно-

контрольной карточки ............................................... 45

Приложение Ф (рекомендуемое) Образец журнала по контролю исполнения поручений...................................................................................... 46

Приложение Х (рекомендуемое) Образец регистрационно-

контрольной карточки 47

Приложение Ц (рекомендуемое) Образец «Сводки об исполнении поручений» 48

Приложение Ш (рекомендуемое) Образец бланка номенклатуры дел....... 49

Приложение Щ (рекомендуемое) Образец  внутренней описи документов 50

Лист согласования...................................................................................................... 51

Листрегистрацииизменений52